Bài 8: Cách để có một buổi thuyết trình hiệu quả - Trước buổi thuyết trình

Mình không phải là một chuyên gia về nói chuyện trước đám đông hay thuyết trình chuyên nghiệp. Bài viết này chủ yếu nói về kinh nghiệm của bản thân thông qua những lần đi thuyết trình và chủ yếu xem thuyết trình của các bạn sinh viên, từ cấp 3 cho tới đại học.

Một số điều mình viết dưới đây, chỉ có thể thực hiện được nếu các bạn làm teamwork tốt, chứ làm theo kiểu sáng hôm sau thuyết trình mà nửa đêm hôm trước mới đi làm Slide thì dở

1. Tìm hiểu về cách kết nối và chuẩn bị thiết bị

Thường các bạn sẽ biết trước là mình sẽ thuyết trình tại phòng nào, nên bạn có thể "ngắm nghía" trước xem phòng này máy chiếu ra sao từ buổi học trước (Chứ không phải là đầu buổi thuyết trình mới làm nhé)

Các vấn đề cần kiểm tra

• Máy chiếu đang dùng đầu nối gì

• Máy mình có không

• Nếu không có thì kiếm máy khác hoặc đi mua bộ chuyển đổi

Và tốt nhất là cắm máy test thực tế xem sao

Những vấn đề này, mình đã trình bày ở Bài 4: Kết nối trên thực địa. Bạn có thể đọc ở Comment đầu

Tốt nhất là hôm thuyết trình trong nhóm mang tối thiểu 2 máy (Không tính Macbook), tức là nếu máy thuyết trình là Macbook thì phải mang backup thêm 2 máy Windows nữa.

Lưu ý thêm là máy Macbook thì bắt buộc phải cắm test, thấy OK thì mới được sử dụng, vì Macbook độ tương thích với các máy chiếu ở Việt Nam là không ổn định.

2. Đưa slide cho người thuyết trình xem

Người thuyết trình nếu không phải là người làm slide thì phải được xem slide, xem toàn bộ hoặc là phần nào họ thuyết trình thì họ phải xem.

Một thực trạng là người thuyết trình nhiều khi không được xem slide (Do làm quá gấp), khiến người thuyết trình chỉ biết cầm script và đọc, không biết slide trình tự ra sao, hoặc có những gì trên đó, người bấm slide lại là người khác, khiến bài thuyết trình không khớp.

3. Tổ chức thuyết trình thử (Rehersal)

Thông thường một buổi thuyết trình mỗi nhóm sẽ bị giới hạn thời gian, nên việc thuyết trình thử nhằm

• Xem nếu thuyết trình một cách tự nhiên, thì bài thuyết trình thực tế sẽ hết bao nhiêu phút

• Điều chỉnh nội dung cho phù hợp để khớp với thời gian

Các bạn có thể dùng đồng hồ bấm giờ thủ công, hoặc dùng tính năng Rehersal Timing của PowerPoint, có 2 tiêu chí các bạn cần chú ý đo

• Tổng thời gian của bài thuyết trình

• Thời gian dành cho mỗi slide

4. Đóng gói Slide

Người làm slide nhiều khả năng không phải người mang máy đi thuyết trình, và còn phải đem slide qua các máy backup nữa cho nên việc đóng gói slide là cần thiết

Các bạn phải nhúng font vào slide, vì những font máy bạn dùng thì chắc chắn máy bạn có, nhưng mang qua máy khác thì không chắc chắn gì cả. Do vậy các bạn phải làm các thao tác sau

File -> Options -> Save -> Embed Font in this file -> Embed all characters -> OK -> Save

Sau đó bạn nên nén file lại trước khi gửi lên Google Drive hoặc Zalo, để tránh việc vô tình mở bằng Google Docs sẽ làm hỏng cấu trúc file

Ngoài ra, các bạn nên export một bản PDF của Slide, mặc dù có thể không xài tới, nhưng nếu trường hợp bần cùng quá, thì mở PDF lên và thuyết trình vẫn là một giải pháp cứu cánh tạm được.

Nếu bạn lưu trên Google Drive, bạn nên lấy link chia sẻ, sau đó vào trang https://bom.so/ dán link vào. Bấm Tuỳ chọn => Gõ vào mục Tuỳ chỉnh bí danh một cái gì đó dễ nhớ, rồi bấm rút gọn

Để trong trường hợp phải mang slide qua máy khác, thì các bạn có thể gõ tay cái URL đó và tải được slide rất nhanh, đỡ bị cuống khi chuyển file qua Mail hay Zalo, Facebook